「会議は疲れる・・・」皆さん、そう思っていませんか？
それが、経営者や上司からの一方的な話しであったり長時間のものであったとしたら、なおさらでしょう。
でも、苦痛に感じる会議も行い方によっては、極めて有意義なコミュニケーションの場にもなるし、情報の整理やアイディアの創出の場にもなるし、そして、なにより会社のそして部門やチームの重要な「意思決定」の場になります。
そう、しっかりとした目的と考え方と進行の手順を踏んだ会議は、改革をもたらす重要な経営活動となりますし、参加者する社員の皆さんのモチベーションアップの絶好の機会にもなるのです。

私も、経営コンサルティングの現場で様々なプロジェクトチームによる検討会を行ったり、経営会議や業績検討会や事業・営業革新等に関わる会議をプロデュースしつつ進行しています。また、前回書きましたように、終日単位で研修や講演等も行っています。

そんな中、感じることがあります。
会議や研修等の活性化の鍵を握る、“休憩時間”の存在です。

会議でも研修でも何でもそうですが、人間の集中は、そう長くは続きません。また、勢いや流れで盛り上がったとしても、時間の経過と共に、脳は疲れていきますから、次第にいいアイディアも出てこなくなっていきますし、検討もとりとめない“まったり”とした状態になっていきます。

そんな「脳の飽和」状態をしっかりとリセットし、新たな気持ちで検討や議論を再開する意味でも、休憩時間は極めて重要だと私は考えています。問題は、その間隔と時間設定です。
よく、「では、10分休憩します」とか「5分休んで」という話を聞きますが、基本的に私は、休憩はとるなら最低15分取るべきだと考えています。

会議や研修に際し目安にしているのは、
●開始から60分までの間にとる場合は、最低10分の休憩。
●開始から60分超～90分までの間にとる場合は、最低15分の休憩。
です。

通常、会議や研修で60分に1回休憩を取るのは何となく早い感じがするのでは、と思います。ですが、本当はまだ疲れていないうちにあえて休憩を取るのがとるのがベストと思います。知り合いのお医者さんも、大学等で話しをする時は60分に1回休憩をとると言っていました。
一般的には、参加者や聞き手の側は60分から90分の間に、そろそろ休憩したいな・・・と思うでしょう。
その場合は、上記のルールで行くと、15分休憩です。私は、たばこは吸いませんので、その時間を確保する必要はありませんが、いい悪いの問題ではなく、喫煙者はちょっと一服だけで時間をとられます。トイレに行ったり、お茶を飲んで一息・・・なんてしていたら、あっという間に15分であっても過ぎてしまうと思います。

もちろん、時間の長短だけではないと思いますが、頭をシッカリと冷やして、体も軽いストレッチするなどして再び集中するには、やはり一定の時間をとるべきと思います。つまり、次の集中のためにあえて積極的に休憩をとるのです。「休憩」も会議や研修への集中やいい議論や検討を行うための重要な「仕事」だと考えるべきだと思います。

よく休憩をこまめに取っていると、休憩ばっかりして集中していないんじゃないか？・・・とか、長くとることを悪のように言う人がいますが、それはやや精神論のように感じます。

昔、陸上競技をやっていたころ、週に１～2回「積極的休養日」がありました。この日は、ダラダラ過ごすのではなく、軽いジョギング等で汗を流し、規則正しい生活を維持して、体をコントロールしつつ健全な？休養をとるのです。何の競技でもそうだと思いますが、練習は、毎日続けてひたすら何時間もやればいいというものではありません。そんなことをしていたら、体は疲れをため込み、肝心の本番では決していい結果は出ないものです。
つまり、効果的な「積極的休養」が次の力やここ一番のパワーや集中力を生むことにつながると考えると、「休憩」の概念も変わるかもしれませんね。

“仕事の質や効果をいかに高めるか”は、全ての会社の共通の課題だと思います。
「積極的な休憩」を取って、限られた時間の中で質の高い仕事をすることは、これからの会社経営に求められる、でもクローズアップされにくい重要課題だと思います。

ちなみに、休憩が大事だといっても、どっちが休憩か仕事かわからないようなとり方や時間配分は論外ですし、いくら効果的な休憩をとったとしても、あまりにも長すぎる会議は、おすすめできません。
メリハリある活動を心がけたいですね！